Buchführungshelfer/innen

Sie wollen sich auf dem Gebiet der Buchführungshilfe selbstständig machen? Dann ist es wichtig, genau zu wissen, welche Tätigkeiten Sie im Einzelnen ausüben dürfen, ohne dass es vom Finanzamt bestandet wird oder Sie von anderen Personen Abmahnungen riskieren. Die vorliegende Information soll Ihnen einen Überblick darüber vermitteln, welche Qualifikationen für welche Tätigkeit erforderlich sind und wann ein Steuerberater eingeschaltet werden muss.

Allgemeines

Die rechtliche Grundlage bildet das Steuerberatungsgesetz (StBerG). Nach § 2 dürfen geschäftsmäßige Hilfeleistung in Steuersachen nur von Personen ausgeübt werden, die dazu befugt sind. Das heißt: Steuerberater, Steuerbevollmächtigte, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, vereidigte Buchprüfer etc.
Andere Personen, die geschäftsmäßig Hilfe in Steuersachen leisten und insbesondere Rat in Steuersachen erteilen, verstoßen gegen § 5 StBerG und zwar unabhängig davon, ob die Hilfe hauptberuflich, nebenberuflich, entgeltlich oder unentgeltlich geleistet wurde. Dieses Verbot schützt das sogenannte Buchführungsprivileg der Steuerberater.
Als geschäftsmäßige Hilfeleistung gilt jede Tätigkeit im Bereich der Steuern, die eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls erfordert.
Von diesem Grundsatz gibt es eine Ausnahme in § 6 Nr. 4 StBerG, die es auch so genannten Buchführungshelfern gestattet, gewisse Buchführungsaufgaben zu erbringen. Die Abgrenzung der Kompetenzen zwischen selbständigen Buchführungshelfern und Steuerberatern führt in der Praxis immer wieder zu Schwierigkeiten.

Tätigkeiten, die nach § 6 Nr. 3 StBerG jedem erlaubt sind

Nach § 6 Nr. 3 StBerG dürfen auch Personen ohne besondere fachliche Qualifikation sogenannte mechanische Arbeiten bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, ausführen. Bei diesen Tätigkeiten werden bestimmte Daten nach vorgegebenen Programmen maschinell zusammengestellt und verarbeitet (elektronische Datenverarbeitung).
Dazu gehören:
  • Schreib- und Rechenarbeiten
  • Datenerfassung nach Belegen, die durch den Auftraggeber oder von einer anderen dazu befugten Person kontiert worden sind
  • Datenerfassung nach verbindlichen Buchungsanweisungen des Auftraggebers oder einer anderen zur Erteilung von Buchungsanweisungen befugten Person
  • Datenzusammenstellung nach vorgegebenen Programmen
Achtung:
Voraussetzung ist, dass keine Subsumtion eines Einzelfalls unter gesetzliche Vorschriften und damit keine Rechtsbesorgung erfolgt.

Nach § 6 Nr. 3, 2. Halbsatz StBerG dürfen Datenverarbeitungsunternehmen, Buchführungsrechenzentren und Schreibbüros keine Belege kontieren oder Buchungsanweisungen erteilen. Das Kontieren von Belegen ist auch dann unzulässig, wenn sie nach bestimmten Vorgaben lediglich den Konten zugeordnet werden müssen oder massenweise wiederkehren.

Tätigkeiten, die bestimmten Personen erlaubt sind

Personen, die folgende Qualifikationen erfüllen, haben weitergehende Befugnisse (§ 6 Nr. 4 StBerG):
  1. Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Vorbildung

    Als gleichwertige Vorbildung gelten unter anderem:
    • ein Abschluss in einem steuer- und wirtschaftsberatenden Ausbildungsberuf
    • Finanzanwärtern mit Steuerinspektorenprüfung
    • Ausbildung als Verbandsprüfer im Genossenschaftswesen
    Darüber hinaus werden auch höherwertige Qualifikationen als gleichwertig anerkannt, wie etwa:
    • eine abgeschlossene Bilanzbuchhalterprüfung
    • oder ein abgeschlossenes wirtschaftswissenschaftliches Studium
    und danach
  2. Mindestens drei Jahre auf dem Gebiet des Buchhaltungswesens in einem Umfang von mindestens 16 Wochenstunden praktisch tätig gewesen sind

    Die Tätigkeit muss nach den bereits genannten Ausbildungen ausgeübt worden sein. Tätigkeiten vor oder während der Ausbildung können nicht angerechnet werden (z. B. Praktika).
Bestehen Zweifel, ob die eigene Vorbildung gleichwertig ist mit einer in einer in § 6 Abs. 4 StBerG genannten Ausbildung, empfiehlt es sich, beim örtlich zuständigen Finanzamt oder bei der Oberfinanzdirektion Münster, Albersloher Weg 250, 48155 Münster, Telefon: 0251 934-0 eine Auskunft einzuholen.
Erfüllen Sie die genannten Anforderungen, so müssen Sie diese Tätigkeiten eigenverantwortlich erbringen, d. h. Sie dürfen sich zwar der Hilfe von Mitarbeitern bedienen, müssen aber selbst die tatsächliche und rechtliche Verantwortung für die Ausführung des Auftrags übernehmen. Insbesondere bei juristischen Personen und Personengesellschaften muss die Verantwortung bei einer Person liegen, die die geforderte Qualifikation besitzt.

Umfang der Tätigkeit nach § 6 Nr. 4 StBerG

Die soeben genannten Personen dürfen folgende Tätigkeiten ausüben:
  1. Laufende Geschäftsvorfälle buchen (Kontierung, Erteilung von Buchungsanweisungen), d. h.:
    • Erfassung von Geschäftsvorfällen durch Grundaufzeichnungen (Aufstellung über Eingangs- bzw. Ausgangsbelege; Führen eines Kassenbuchs; Abheften von Bankauszügen nach Konten getrennt usw.)
    • Buchen laufender Geschäftsvorfälle durch Bildung von Buchungssätzen
    • Datenerfassung zum Zwecke der EDV-Buchführung außer Haus (mit Zwischenschaltung eines Steuerberaters, nach einem vom Steuerberater aufgestellten Kontenplan)
    • technische Zusammenstellung der Jahresabschlusszahlen und betriebswirtschaftliche Auswertung des Zahlenmaterials in Form von Kennzahlen (nicht: Aufstellung des Jahresabschlusses, auch nicht in Form eines programmgesteuerten Ausdrucks = "Knopfdruckbilanz")
    • steuerrechtlich irrelevante Hilfeleistung bei der Einrichtung der Buchführung, z.B. durch Hilfeleistung bei der Wahl des Buchführungssystems, der zu benutzenden Geräte, der Art und Weise der Belegübernahme oder des Ausdrucks der Buchführungsergebnisse
  2. Laufende Lohnabrechnungen und Lohnsteueranmeldungen fertigen
Zulässig sind nur Buchführungsarbeiten im Rahmen einer bereits eingerichteten Buchhaltung.
Bei der laufenden Lohnbuchhaltung sind folgende Einzeltätigkeiten, die keine schwerwiegende rechtliche Wertung verlangen, zugelassen:
  • die Feststellung des Bruttolohnes und des Lohnzahlungszeitraumes,
  • die Ermittlung des Lohnsteuerbetrages unter Berücksichtigung anteiliger Freibeträge und der in der Lohnsteuerkarte vermerkten persönlichen Daten des jeweiligen Arbeitnehmers,
  • die Eintragung des Arbeitslohnes und der abzuziehenden Lohnsteuer in den Lohnkonten des Arbeitgebers sowie
  • die Erstellung der dem Finanzamt einzureichenden Lohnsteueranmeldung des Arbeitgebers

Die Regel der Hilfeleistung in Steuersachen

Alle weiterführenden Tätigkeiten auf dem Gebiet der Buchführung/Bilanzierung dürfen nur von den Vertretern der steuerberatenden Berufe ausgeführt werden!
Vertreter der steuerberatenden bzw. ihnen gleichgestellte Berufe sind:
  • Steuerberater, Steuerbevollmächtigte und Steuerberatungsgesellschaften
  • Rechtsanwälte und Rechtsanwaltsgesellschaften
  • Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften
  • vereidigte Buchprüfer und Buchprüfungsgesellschaften
Dieser Vorbehalt gilt insbesondere für folgende Tätigkeiten:
  • Einrichtung der Buchführung, Erstellung des betrieblichen Kontenplans (Finanzbuchhaltung)
  • Aufstellung des Jahresabschlusses (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung) und Vornahme der vorbereitenden Abschlussbuchungen
  • Gewinnermittlung durch Einnahme-/Überschussrechnung
  • Einrichtung der Lohnkonten, Lohnsteuerabschlussarbeiten zum Jahresende, Durchführung des betrieblichen Lohnsteuerjahresausgleichs
  • Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung und (mit Ausnahme der Lohnsteueranmeldungen) Fertigung anderer Steuererklärungen

Selbstständige Buchführungshilfe - muss man ein Gewerbe anmelden?

Ja! Wollen Sie im Bereich der Buchführungshilfe selbstständig tätig werden, so stellt dies eine gewerbliche Tätigkeit dar und muss daher innerhalb eines Monats bei der zuständigen Gewerbemeldestelle angemeldet werden. Dies gilt auch dann, wenn es sich nur um eine Nebentätigkeit handelt. Die Gewerbeanzeige hat auf einem amtlichen Vordruck bei der Ordnungsbehörde zu erfolgen, in dessen Bezirk sich der Betrieb befindet /Wenn keine Betriebsstätte dann Wohnsitz). Einer Zulassung durch die Finanzbehörde (Finanzamt/Oberfinanzdirektion) bedarf es nicht.
Empfehlung: Sollten Sie die Absicht haben ihr Gewerbe von zu Hause aus zu führen bedenken Sie bitte, dass eine Nutzungsänderung durch das Bauordnungsamt einzuholen ist.

Welche Berufsbezeichnung darf man führen?

Die folgenden Tätigkeitsbezeichnungen sind nach unserem Kenntnisstand unproblematisch zulässig:
  • "Kontierer/-in"
  • “Buchführungshelfer/-in”
  • "Buchhalter/-in"
  • "Geprüfter Bilanzbuchhalter/-in", "Steuerfachwirt/-in" (sofern die Voraussetzungen vorliegen, siehe unten)
Wichtig: Bis zum Inkrafttreten des 8. Steuerberatungsänderungsgesetzes am 12. April 2008 durften die Tätigkeitsbezeichnungen Buchführungshelfer, Buchhalter, geprüfter Bilanzbuchhalter und Steuerfachwirt nach § 8 Abs. 4 S. 2 StBerG nur unter Hinweis auf die nach § 6 Nr. 3 und 4 StBerG erlaubten Tätigkeiten (Buchen laufender Geschäftsvorfälle, laufende Lohnabrechnung und Fertigen der Lohnsteueranmeldungen) genannt werden. Das aktuelle Gesetz enthält diese Passage nicht mehr, sondern nur den Hinweis, dass bei der Werbung mit der Berufsbezeichnung nicht gegen das allgemeine Wettbewerbsrecht (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG)) verstoßen werden darf.

Wie darf man werben?

Allgemeines

Die Werbung für die Tätigkeit im Bereich der selbstständigen Buchführungshilfe ist grundsätzlich zulässig (§ 8 Abs. 2 S. 2 StBerG). Allerdings gibt es bei der Bewerbung der Tätigkeit einige Aspekte zu berücksichtigen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass die nachfolgend aufgeführten Einschränkungen nicht nur für die "klassische" Werbung in Annoncen o.ä. gelten, sondern dass nach der Rechtsprechung auch bereits die Eintragung in das Gewerberegister eine marktrelevante Wettbewerbshandlung darstellen kann. Das gilt auch, wenn der Gewerbetreibende mit seiner Anmeldung in erster Linie einer öffentlich-rechtlichen Verpflichtung nachkommt. Diese Auffassung ist zwar nicht unumstritten. Dennoch sollte bereits bei der Gewerbeanmeldung sorgfältig vorgegangen werden.

Einzelfallwerbung

Entgegen der allgemeinen Regelung für Steuerberater in § 8 Abs. 2 S. 1 StBerG dürfen Gewerbetreibende, die Buchführungsarbeiten erledigen, gemäß § 8 Abs. 2 S. 2 StBerG direkt auf die Tätigkeiten, die sie verrichten, hinweisen.

Werbung mit der Tätigkeitsbezeichnung

Personen, die den anerkannten Abschluss "Geprüfter Bilanzbuchhalter/Geprüfte Bilanzbuchhalterin" oder "Steuerfachwirt/Steuerfachwirtin" erworben haben, dürfen unter dieser Bezeichnung werben.
Außerdem dürfen alle Personen, die die Abschlussprüfung im steuer- und wirtschaftsberatenden oder einem kaufmännischen Ausbildungsberuf bestanden haben oder eine gleichwertige Vorbildung erworben haben und danach mindestens drei Jahre auf dem Gebiet des Buchhaltungswesens in einem Umfang von mindestens 16 Wochenstunden praktisch tätig gewesen sind (siehe oben, § 6 Nr. 4 StBerG) auf ihre Befugnis zur Hilfeleistung in Steuersachen hinweisen und sich als "Buchhalter" bezeichnen. Nach der seit 12. April 2008 geltenden Fassung des StBerG müssen diese Personen nach dem Gesetzestext zwar nicht mehr die von ihnen in zulässigem Umfang angebotenen Tätigkeiten im Einzelnen aufführen. Allerdings weist das Gesetz ausdrücklich darauf hin, dass das allgemeine Wettbewerbsrecht beachtet werden muss. Da denkbar ist, dass die einschränkungslose Werbung mit der Berufsbezeichnung gegen das Verbot irreführender Werbung nach § 5 UWG, ist es bis zu einer abschließenden gerichtlichen Klärung dieser Frage empfehlenswert, weiterhin sämtliche angebotenen Tätigkeiten aufzuführen.

Unzulässige Überschusswerbung

Unzulässig ist es für Tätigkeiten zu werben, zu denen man nicht befugt ist (sog. Überschusswerbung). Insbesondere verdeckte Angebote auf Durchführung der den steuerberatenden Berufen vorbehaltenen Aufgaben sind irreführend im Sinn von § 5 UWG und damit unzulässig. Im Zweifelsfall empfehlen wir, die Zulässigkeit einer Werbung im Zusammenhang mit wettbewerbsrechtlichen Beschränkungen vorab mit Ihrer IHK abzustimmen.
Beispiel für zulässige Werbung: „Buchhalter XY übernimmt für Sie das Buchen Ihrer laufenden Geschäftsvorfälle, Ihre laufende Lohnabrechnung und das Erstellen von Lohnsteueranmeldungen".
Vorsicht: Wer die Grenze der zulässigen Werbung überschreitet, kann abgemahnt und auf Unterlassung in Anspruch genommen werden.

Freie/r Mitarbeiter/in eines Steuerberaters?

Der eingeschränkte Tätigkeitsbereich der Buchführungshelfer führt zu der Überlegung, in welcher Form eine Kooperation mit einem Steuerberater möglich ist.
Wenn Sie im Auftrag eines Steuerberaters oder einer Steuerberatungsgesellschaft tätig werden wollen, dann stellt sich die Frage, ob Sie dies nur als Angestellter oder auch als freier Mitarbeiter tun können. Bislang durften Steuerberater Personen, die nicht zur unbeschränkten Hilfeleistung in Steuersachen befugt waren, nur als Angestellte beschäftigen. Nach § 7 der Berufsordnung für Steuerberater vom 21. Dezember 2004 ist neuerdings auch eine freie Mitarbeit möglich, solange dies unter Anleitung des Steuerberaters erfolgt. Somit kann jeder als freier Mitarbeiter bei einem Steuerberater beschäftigt werden. An eine bestimmte formale Qualifikation ist dies nicht mehr gebunden.
Allerdings darf eine freie Mitarbeit nicht mit einem Kooperationsmodell wie einer Bürogemeinschaft verwechselt werden. Der freie Mitarbeiter tritt nach außen hin nicht in Erscheinung. Die Rechnungstellung erfolgt durch den Steuerberater. Der freie Mitarbeiter stellt seine Leistung wiederum dem Steuerberater in Rechnung.
Immer rechtlich unproblematisch ist eine Kooperation derart, dass der Kunde bzw. Mandant zwei parallele Auftragsverhältnisse mit dem Buchführungshelfer und dem Steuerberater eingeht.

Folgen bei unzulässiger Hilfeleistung?

Ein Verstoß gegen das Verbot der unbefugten Hilfeleistung in Steuersachen ist eine Ordnungswidrigkeit (§§ 5, 160 StBerG) und kann mit Bußgeldern bis zu 5.000 Euro pro Einzelfall geahndet werden. Zuständig für die Verfolgung ist das jeweilige Finanzamt.

Weitere Ansprechpartner

Für weitere Fragen stehen Ihnen jederzeit auch die zuständigen Berufsverbände zur Verfügung.
Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e. V.
Auguststraße 19–29
53229 Bonn
Tel.: +49 (0)228 / 9 63 93-0
E-Mail: kontakt@bvbc.de
Webseite: www.bvbc.de
Bundesverband selbstständiger Buchhalter und Bilanzbuchhalter
Kronenstraße 19
10117 Berlin
Telefon: +49 (0)3020455257
E-Mail: bbh@bbh.de
Webseite: www.bbh.de
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